প্রতিদিন ১০টা-৫টা অফিস করতে হিমশিম খাচ্ছেন বহুজাতিক একটি কোম্পানির কর্মকর্তা গোলাম রাব্বী (ছদ্মনাম)। প্রতিদিন অফিসের কাজ, এক গাদা মিটিং, প্রজেক্ট তৈরির হ্যাপা—সব মিলিয়ে বেশ কঠিন সময় পার করছেন। তরুণ কর্মীদের পেশাজীবনের শুরুতে এমন চাপের মধ্য দিয়ে প্রায়শই যেতে হয়। সময়কে নিয়ন্ত্রণ করবেন, নাকি সময়ই আপনাকে নিয়ন্ত্রণ করবে—এমন জটিল সমীকরণে দ্বিধান্বিত থাকেন নবীন পেশাজীবীরা।
মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনাবিষয়ক বিশেষজ্ঞ এস এম আরিফুজ্জামান কর্মক্ষেত্রে সময় নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কে বেশ কিছু পরামর্শ দিচ্ছেন।
* দিনের শুরু করুন বেশ সকালে: অফিস ৯টায়, ঘুম থেকে উঠবেন ৮টায়—এমনটা কখনো করবেন না। চেষ্টা করুন প্রতিদিন ভোরে ঘুম থেকে উঠতে। ভোরে ঘুম থেকে উঠে দিনের শুরুতে নিজের জন্য ২ থেকে ৩ ঘণ্টা বাড়তি সময় পাবেন আপনি। এ সময়ে নিজের কাজ যেমন বই পড়া, ব্যায়ামসহ ঘরের কাজগুলো গুছিয়ে নেওয়ার অভ্যাস করুন।
* দিনের শুরুতেই কোন কাজ করবেন তা ঠিক করে নিন: অফিসে যাওয়ার আগেই ঠান্ডা মাথায় নিজের কোন কাজ করবেন, তা লিখে রাখার অভ্যাস করুন। ঠিক করে নিন কোন কাজে কত সময় দেবেন। কোন কাজের কতটুকু অগ্রগতি হচ্ছে, তা জেনে দিনের পরিকল্পনা ঠিক করুন।
* অফিসে একটু আগেই আসুন: চেষ্টা করুন একটু আগে অফিসে আসতে। অতিরিক্ত সময়টি পত্রিকা পড়ে কিংবা এক কাপ কফি খেয়ে নিজেকে উজ্জীবিত রাখার অভ্যাস গড়ে তুলুন।
* ডায়েরি লেখার অভ্যাস করুন: আমাদের কি সব সময় সবকিছু মনে থাকে? চেষ্টা করুন নিয়মিত ডায়েরিতে নোট নিতে। এতে গুছিয়ে কাজ করার অভ্যাস তৈরি হয়।
* গুগল ক্যালেন্ডারের সহায়তা নিন: গুগল ক্যালেন্ডার কিংবা অন্য যেকোনো অনলাইন ক্যালেন্ডারের মাধ্যমে মিটিং কিংবা কোনো কাজের জন্য নোটিফিকেশন আগে থেকেই ঠিক করে রাখার চর্চা করতে পারেন। এতে আপনার পেশাদারি মনোভাব প্রকাশ পাবে।
* মিটিং আর মিটিং নয়: অনেকেই শুধু অফিসে মিটিং আর মিটিং করে সময় পার করেন। মিটিং মিটিং করে নিজের সৃজনশীলতার ওপর চাপ তৈরি করবেন না। দিনে বেশ কিছু সময় নিজের কাজের জন্য সময় রাখুন।
* মিটিং পরিকল্পনা করুন: ঘণ্টার পর ঘণ্টা মিটিং পরিহার করার চেষ্টা করুন। মিটিং যেন সংক্ষিপ্ত ও কাজের হয়, তার জন্য ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের সঙ্গে বসে পরিকল্পনা করুন। চেষ্টা করুন মিটিংয়ের মিনিট দশেক আগেই মিটিং রুমে হাজির হতে।
* সময়কে উপভোগ করা শিখুন: শুধু কাজ কাজ করে মননের ওপর চাপ তৈরি করবেন না। দুপুরের লাঞ্চে সহকর্মীদের সময় দিন, কিংবা একসঙ্গে কফি-চা খাওয়ার চেষ্টা করুন।
* ই-মেইলের জবাব দিন: একসঙ্গে অনেক ই-মেইলের উত্তর না দিয়ে গুরুত্ব বুঝে ই-মেইলের জবাব দিন।
* সবকিছু করা সম্ভব নয়: মনে রাখুন, আপনি এক দিনে সবকিছু শেষ করতে পারবেন না। আগামীকালের জন্য কাজ গুছিয়ে রাখার অভ্যাস করুন।
* সহকর্মীদের সহায়তা নিন: সব কাজ একাই শেষ করা যায় না। চেষ্টা করুন সহকর্মীদের যুক্ত করে যতটা নির্ঝঞ্ঝাট কাজ শেষ করা যায়।
* একটানা কাজ করবেন না: অনেকেই আমরা ভাবি, একটানা কাজ করলে কাজ ভালো হয়। ব্যাপারটি আসলে ঠিক নয়। চেষ্টা করুন কাজের মধ্যে বিরতি দিয়ে কিংবা একটু হালকা ব্যায়ামের মাধ্যমে অবসাদ কাটানোর।
* একসঙ্গে অনেক কাজ নয়: অনেকেই আমরা মাল্টিটাস্কিং কিংবা একসঙ্গে অনেক কাজ করতে ওস্তাদ। একসঙ্গে অনেক কাজ করা আসলে অনুচিত, এতে কাজের মান কমে যায়। চেষ্টা করুন একবারে একটি কাজ করতে।
* ঘড়ি ধরে কাজ করুন: কাজ করেই যাচ্ছেন—এমনটা করবেন না। চেষ্টা করুন ঘড়ি ধরে সময়ের মধ্যে কাজ শেষ করতে।
